ESL s'engage à préserver la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles. Cet avis de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, partageons et protégeons vos données personnelles. Il est important que vous lisiez cet avis de confidentialité afin que vous sachiez comment et pourquoi nous utilisons vos données personnelles.

Cet avis de confidentialité est présenté par points, de sorte que vous pouvez cliquer sur les zones spécifiques indiquées ci-dessous.

1. Qui sommes-nous ?

ESL est un "gestionnaire de données". Cela signifie que nous sommes responsables de décider comment nous détenons et utilisons les informations personnelles vous concernant. Lorsque nous agissons en tant que gestionnaire de données, nous sommes tenus, en vertu de la législation sur la protection des données, d’informer toute personne qui nous fournit des données personnelles, soit directement, soit par l'intermédiaire d'un tiers, au sujet des informations contenues dans le présent avis de confidentialité.

Lorsque nous mentionnons "ESL", "nous", "notre" ou "nos" dans le présent avis de confidentialité, nous faisons référence aux sociétés correspondantes ci-dessous qui sont responsables du traitement de vos données.

ESL Education S.A. (Reg No: CHE-108.556.655) Escaliers du Grand-Pont 7, 1003 Lausanne, Suisse

2. Délégué à la protection des données

Nous avons nommé un délégué à la protection des données (DPD en français, DPO en anglais) qui est chargé de superviser les questions relatives au présent avis de confidentialité. Si vous avez des questions concernant le présent avis de confidentialité, y compris toute demande d'exercice de vos droits légaux, veuillez contacter le DPD à l’adresse indiquée ci-dessous :

Coordonnées de contact

Adresse électronique : [email protected]

Si vous êtes un ressortissant britannique ou un résident du Royaume-Uni, et que vous souhaitez contacter notre représentant au Royaume-Uni : Kaplan UK Limited, UK Data Protection Representative (représentant britannique pour la protection des données), Palace House, 3 Cathedral St, London SE1 9DE, Angleterre.

Vous avez le droit de déposer une plainte à tout moment auprès de l'Information Commissioner's Office (ICO), l'autorité de contrôle britannique pour les questions de protection des données (www.ico.org.uk). Nous apprécierions toutefois de pouvoir répondre à vos préoccupations avant que vous ne vous adressiez à l'ICO ; nous vous invitons donc à nous contacter en premier lieu.

3. Qu'est-ce qu'une donnée personnelle ?

Les données personnelles sont toutes les informations concernant une personne et à partir desquelles cette personne peut être identifiée. Votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone et votre numéro de compte bancaire sont des exemples de données personnelles. Elles ne comprennent pas les données dont l'identité a été supprimée (données anonymes).

4. Principes de protection des données

Nous nous conformerons à la loi sur la protection des données. Cela signifie que les informations personnelles que nous détenons à votre sujet doivent être :

• Utilisées légalement, équitablement et de manière transparente
• Recueillies uniquement à des fins valables que nous vous avons clairement expliquées et ne pas être utilisées d'une manière incompatible avec ces fins
• Pertinentes aux fins dont nous vous avons informé et limitées à ces seules fins
• Exactes et mises à jour
• Conservés aussi longtemps que nécessaire aux fins dont nous vous avons informé
• Conservées en toute sécurité

5. Comment nous utilisons vos données personnelles

Nous n'utilisons vos données personnelles que lorsque la loi nous y autorise. Le plus souvent, nous utiliserons vos données personnelles dans les circonstances suivantes :

• Lorsque nous devons exécuter un contrat que nous avons conclu avec vous
• Lorsque nous devons nous conformer à une obligation légale
• Lorsque cela est nécessaire pour nos intérêts légitimes (ou ceux d'un tiers) et que vos intérêts et droits fondamentaux ne prévalent pas sur ces intérêts
• Nous pouvons également utiliser vos données personnelles dans les situations suivantes, qui sont susceptibles d'être moins courantes :

               - Lorsque nous devons protéger vos intérêts vitaux (ou ceux de quelqu'un d'autre)

               - Lorsqu'elles sont nécessaires dans l'intérêt public ou à des fins officielles

En général, nous ne nous appuyons pas sur le consentement comme base juridique pour le traitement de vos données personnelles, sauf en ce qui concerne l'envoi de communications de marketing direct par courrier électronique. Vous avez le droit de retirer votre consentement au marketing à tout moment, soit en vous désinscrivant en cliquant sur le lien à la fin de l'e-mail, soit en nous contactant à l'adresse e-mail fournie au point 2 ci-dessus.

6. Les données personnelles que nous recueillons auprès de vous

Demandes de renseignements

Lorsque vous demandez des informations ou que vous vous renseignez sur l'un de nos services ou produits, nous pouvons utiliser les données à caractère personnel que vous fournissez afin de répondre à votre demande ou à votre requête. Il peut s'agir par exemple de la commande d'une brochure, d'une offre personnalisée, du traitement de votre inscription ou de la communication avec vous.

Il est dans notre intérêt légitime d'utiliser vos données personnelles de cette manière afin que vous receviez les informations que vous avez demandées.

Candidatures

Si vous faites une demande d'inscription à l'un des programmes que nous proposons ou à un programme d'hébergement, nous pouvons recueillir les catégories de données à caractère personnel suivantes vous concernant :

• Coordonnées personnelles telles que nom, titre, état civil, adresses, numéros de téléphone et adresses électroniques
• Date de naissance
• Sexe
• Nationalité et/ou pays de naissance et/ou pays de résidence
• Numéro de passeport ou numéro d'identité national
• Informations sur le visa et le statut d'immigration
• Historique de votre parcours académique et scolaire, y compris les certificats académiques
• Profession
• Informations sur le financement
• Contact en cas d'urgence (nom, prénom, téléphone, adresses électroniques personnelles)
• Santé – état de santé et traitements médicaux pertinents, allergies, exigences alimentaires, difficultés d'apprentissage, fumeur/non-fumeur
• Langue - langue maternelle et autres niveaux de langues
• Loisirs et intérêts

Afin de nous aider à sélectionner pour vous une école et une famille d'accueil, nous collecterons également des informations en vous demandant de répondre à des questions relatives à votre personnalité et à ce que vous attendez de vos études à l'étranger, et nous vous demanderons de nous envoyer une présentation de vous-même afin que votre famille d'accueil et le centre éducatif puissent mieux vous connaître.

Si vous avez moins de 18 ans, nous collecterons également les données personnelles suivantes de vos parents ou de votre tuteur légal :

• Nom
• Date de naissance
• Numéro d'identité national
• Numéro(s) de téléphone
• Adresse
• Profession
• État civil
• Signature

Il est dans notre intérêt légitime de collecter et d'utiliser les informations ci-dessus afin d'examiner et de mieux traiter votre demande.

Nous recueillons des données personnelles relatives à votre demande de visa et à votre statut d'immigrant afin de nous conformer à nos obligations légales. 

Nous pouvons également vous demander, dans le cadre de votre candidature, de divulguer des informations concernant les condamnations pénales que vous pourriez avoir. Nous devons utiliser ces informations afin de nous conformer à nos obligations légales.

Études et logement

Si nous concluons un contrat relatif aux études ou à l'hébergement avec vous, nous pouvons recueillir des données personnelles supplémentaires vous concernant, notamment vos préférences en matière d'hébergement : type de maison, fumeur ou non, enfants, type de chambre, nombre de repas, régime alimentaire.

Nous utilisons un fournisseur de paiement tiers appelé Ogone pour procéder au paiement de l'acompte. Tous les détails de la transaction sont cryptés et sécurisés. Nous vous fournirons un lien vers leur portail de paiement sécurisé où vous devrez communiquer des informations de paiement telles que les détails de votre carte de crédit afin de payer un acompte.

Le paiement du solde final est effectué par vous-même sur notre compte bancaire par virement.

Nous ne collectons pas directement vos coordonnées bancaires ou vos informations de paiement, bien que nous puissions le faire dans le cas où nous devrions vous rembourser.

Ces informations, ainsi que les données personnelles qui nous ont été fournies ci-dessus au moment de la demande, seront utilisées par nous pour exécuter le contrat que nous avons conclu avec vous. 

Nous pouvons également collecter des données à caractère personnel relatives à votre état de santé et à votre handicap afin de prendre des dispositions appropriées et de procéder à des ajustements raisonnables concernant votre bien-être, votre participation ou votre hébergement. Nous utilisons ces informations afin d'exécuter le contrat que nous avons conclu avec vous, mais aussi afin de remplir nos obligations légales.

Nous pouvons également recueillir des données personnelles vous concernant (telles que votre nom et votre numéro de téléphone) si vous êtes désigné comme personne à contacter en cas d'urgence pour une personne. Nous utilisons ces informations car elles sont dans l'intérêt vital de cette personne. 

Si vous faites appel à un agent pour organiser votre candidature et vos études chez nous, nous pouvons recueillir les catégories de données personnelles décrites ci-dessus auprès de votre agent.

Marketing

Lorsque vous avez explicitement consenti à le faire ou lorsque nous pouvons invoquer un intérêt légitime (par exemple pour les anciens élèves), nous pouvons utiliser vos données personnelles pour vous envoyer des bulletins d'information, vous informer au sujet de nos offres spéciales et de nos nouveaux services ou services existants qui, selon nous, pourraient vous intéresser, ou pour envoyer des sondages ou des questionnaires afin d'en savoir plus sur vos besoins et vos intérêts. Si vous préférez que nous ne vous envoyions pas de telles communications, veuillez suivre les liens de renonciation figurant dans tout message marketing ou nous contacter en utilisant les coordonnées figurant dans le présent avis de confidentialité.

Fins commerciales internes

Nous pouvons également utiliser vos données personnelles à des fins commerciales internes. Ceci est dans notre intérêt légitime afin de fonctionner en tant qu'entreprise et de contrôler et améliorer les services que nous fournissons. Dans la mesure du possible, nous rendrons ces informations anonymes. Veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées figurant dans le présent avis si vous souhaitez obtenir de plus amples informations.

Technologies ou interactions automatisées

Lorsque vous interagissez avec notre site web, nous pouvons collecter automatiquement des données techniques sur votre équipement, vos actions et habitudes de navigation, telles que l'adresse IP, le système d'exploitation, les pages visitées et les demandes, l'heure et la date de connexion. 

Nous collectons ces données personnelles en utilisant des cookies et d'autres technologies similaires. Veuillez consulter notre politique en matière de cookies sur notre site web pour plus de détails. 

Si vous ne fournissez pas de données personnelles

Lorsque nous devons collecter des données à caractère personnel en vertu de la loi ou d'un contrat conclu avec vous et que vous ne nous fournissez pas ces données lorsque cela est demandé, il se peut que nous ne soyons pas en mesure d'exécuter le contrat que nous avons conclu ou que nous essayons de conclure avec vous (par exemple, pour vous fournir des biens ou des services). Dans ce cas, nous pourrions être amenés à annuler un produit ou un service que vous avez conclu avec nous, mais nous vous en informerons à ce moment-là.

7. Quand et comment nous partageons vos données personnelles avec des tiers

Nous pouvons partager vos données personnelles avec des tiers lorsque la loi l'exige, lorsque cela est nécessaire pour exécuter notre contrat avec vous ou lorsque nous avons un intérêt légitime à le faire. Ces tiers peuvent être les suivants :

Nos prestataires de services : Nous pouvons partager vos données personnelles avec d'autres sociétés qui effectuent certains services en notre nom. Ces services peuvent inclure la fourniture d'une assurance, le traitement des paiements, la fourniture d'un service clientèle et d'une assistance marketing, la réalisation d'analyses commerciales et de ventes et le soutien de notre site web et des fonctionnalités informatiques. Ces prestataires de services peuvent recevoir ou avoir accès à vos données personnelles uniquement dans le but de nous fournir ces services ou en notre nom. ESL est le gestionnaire des données et restera responsable de vos données personnelles.

Nos partenaires commerciaux : Nous pouvons partager vos données personnelles avec l'école dans laquelle vous avez réservé pour étudier, avec d'autres partenaires commerciaux, ou avec votre sponsor ou employeur avec qui nous avons un contrat relatif à votre programme d'études.

Agents : Si vous faites appel à un agent pour organiser votre demande d'études chez nous, ou pour organiser votre voyage ou votre hébergement pendant vos études, nous pouvons partager vos données personnelles avec lui.

Parents et tuteurs : Si vous avez moins de 18 ans, nous pouvons partager vos données personnelles avec vos parents ou tuteurs afin d'exécuter notre contrat, de nous conformer à nos obligations légales et si cela est dans votre intérêt vital.

Autres entités du groupe : ESL, aux côtés d'Alpadia Language Schools et Kaplan International Languages font partie du groupe Kaplan International. Nous pouvons partager vos données personnelles avec d'autres entités du groupe pour répondre à votre demande, traiter votre candidature, dans le cadre de nos activités régulières de reporting sur les performances de l'entreprise, dans le cadre d'une réorganisation de l'entreprise ou d'un exercice de restructuration du groupe ou pour le support de maintenance du système et l'hébergement des données.

Régulateurs : Nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles si un régulateur l'exige ou pour nous conformer à la loi.

Autres : Nous pouvons partager vos données personnelles avec d'autres tiers, par exemple dans le cadre de la vente éventuelle de notre entreprise. Nous pouvons également avoir besoin de partager vos données personnelles afin de nous permettre d'exercer les recours disponibles ou de limiter les dommages que nous pourrions subir.

8. Transfert de vos données personnelles vers d'autres pays

Comme nous faisons partie d'un groupe plus large d'entreprises internationales avec des employés, des entités et des prestataires de services dans le monde entier, nous pouvons avoir besoin de transférer les données personnelles que vous nous fournissez vers d'autres pays qui peuvent être en dehors de l'Espace économique européen (EEE).

Les lois sur la protection des données de ces pays peuvent ne pas être aussi complètes et ne pas offrir le même niveau de protection de vos données personnelles que celles de l'EEE. Dans ces circonstances, nous prendrons les mesures appropriées pour garantir que vos données personnelles soient traitées comme décrit dans le présent avis. Ces mesures comprendront des mécanismes contractuels appropriés. Veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées figurant dans le présent avis si vous souhaitez obtenir de plus amples informations.

9. La sécurité de vos données personnelles

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour éviter que vos données personnelles ne soient accidentellement perdues, utilisées ou consultées de manière non autorisée, modifiées ou divulguées. De plus, nous limitons l'accès à vos informations personnelles aux employés, prestataires de services, partenaires commerciaux, agents et autres tiers qui ont un besoin légitime de les connaître. Ils ne traiteront vos informations personnelles que sur nos instructions ou tel que convenu et sont soumis à un devoir de confidentialité.

Nous avons mis en place des procédures pour traiter toute violation présumée de la sécurité des données et nous vous informerons, ainsi que tout organisme de réglementation applicable, d'une violation présumée lorsque nous sommes légalement tenus de le faire.

10. Stockage et conservation de vos données personnelles

Nous ne conserverons vos données personnelles que le temps nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels nous les avons collectées, y compris pour satisfaire à toute exigence légale, comptable ou de reporting. Pour déterminer la période de conservation appropriée des données personnelles, nous prenons en compte la quantité, la nature et la sensibilité des données personnelles, le risque potentiel de préjudice résultant d'une utilisation ou d'une divulgation non autorisée de vos données personnelles, les objectifs pour lesquels nous traitons vos données personnelles et si nous pouvons atteindre ces objectifs par d'autres moyens, ainsi que les exigences légales applicables. Veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées figurant dans le présent avis si vous souhaitez obtenir de plus amples informations.

Il est important que les informations personnelles que nous détenons à votre sujet soient exactes et à jour. 

Veuillez nous tenir informés si vos informations personnelles changent au cours de notre collaboration avec vous. Dans certaines circonstances, nous pouvons anonymiser vos données personnelles afin qu'elles ne puissent plus être associées à vous, auquel cas nous pouvons utiliser ces informations sans vous en informer.

11. Vos droits en tant que personne concernée

Dans certaines circonstances, la loi vous donne le droit de :

• Demander l'accès à vos données personnelles (communément appelé « data subject access request » demande d'accès de la personne concernée). Cela vous permet de recevoir une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet et de vérifier que nous les traitons en toute légalité.
• Demander la correction des données personnelles que nous détenons à votre sujet. Cela vous permet de faire corriger toute information incomplète ou inexacte que nous détenons à votre sujet.
• Demander l'effacement de vos données personnelles. Vous pouvez ainsi nous demander d'effacer ou de supprimer des données personnelles lorsque nous n'avons aucune raison valable de continuer à les traiter. Vous avez également le droit de nous demander d'effacer ou de supprimer vos données personnelles lorsque vous avez exercé votre droit d'opposition au traitement de ces données (voir ci-dessous).
• Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque nous nous appuyons sur un intérêt légitime (ou sur ceux d'un tiers) et qu'un élément de votre situation particulière vous incite à vous opposer au traitement pour ce motif. Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct.
• Demander la limitation du traitement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement des données personnelles vous concernant, par exemple si vous souhaitez que nous établissions leur exactitude ou la raison de leur traitement.
• Demander le transfert de vos données personnelles à un tiers.
• Si vous souhaitez examiner, vérifier, corriger ou demander l'effacement de vos données personnelles, vous opposer au traitement de vos données personnelles ou demander que nous transférions une copie de vos informations personnelles à un tiers, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées figurant dans le présent avis de confidentialité.

Si vous souhaitez faire une demande relative à vos droits, veuillez utiliser ce formulaire de demande.

Aucun frais n'est généralement exigé

Vous n'aurez pas à payer de frais pour accéder à vos données personnelles (ou pour exercer l'un des autres droits). Toutefois, nous pouvons exiger une redevance raisonnable si votre demande d'accès est manifestement infondée ou excessive. Dans ce cas, nous pouvons également refuser de donner suite à la demande.

Ce que nous pouvons vous demander

Il se peut que nous devions vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et garantir votre droit d'accès aux informations (ou d'exercice de tout autre droit). Il s'agit d'une autre mesure de sécurité appropriée pour garantir que les informations personnelles ne sont pas divulguées à une personne qui n'a pas le droit de les recevoir.

Votre droit de retirer son consentement

Dans les cas où vous avez donné votre consentement à la collecte, au traitement et au transfert de vos données personnelles dans un but spécifique, vous avez le droit de retirer votre consentement pour ce traitement spécifique à tout moment. Pour retirer votre consentement, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées figurant dans le présent avis de confidentialité. Une fois que nous aurons reçu la notification du retrait de votre consentement, nous ne traiterons plus vos informations pour la ou les finalités pour lesquelles vous avez initialement donné votre accord, sauf si nous disposons d'une autre base légitime pour le faire en vertu de la loi.

12. Modifications du présent avis de confidentialité

Nous nous réservons le droit de mettre à jour cet avis de confidentialité à tout moment, et nous vous fournirons un nouvel avis de confidentialité lorsque nous effectuerons des mises à jour substantielles. Nous pouvons également vous informer de temps à autre, par d'autres moyens, du traitement de vos informations personnelles.